Alle Beiträge · 10.11.2026

E-Rechnung im Handwerk: was Betriebe jetzt tun können

Montagmorgen in der Buchhaltung. Im Postfach liegt die Rechnung vom Großhandel: eine Pumpe, eine Dichtung, ein paar Kleinteile. Die Kolonne war am Freitag an einer Heizungsanlage. Ob die Teile zu diesem Einsatz gehören, zu einer offenen Bestellung oder zu einem anderen Auftrag, sieht die Buchhaltung dem Beleg nicht an. Sie legt ihn beiseite. Später muss jemand zuordnen, prüfen, buchen — oder zurückweisen.

E-Rechnungen landen schon heute in den Postfächern. Ob sich ein gesetzlicher Pflichttermin verschiebt oder nicht: Der Betrieb muss die Belege empfangen, prüfen und zum richtigen Auftrag finden. Den aktuellen Anlass zur geforderten Verschiebung der Pflicht beschreiben wir im Beitrag E-Rechnungspflicht und die Verschiebung. Den ersetzen wir nicht.

Dieser Text ist keine Steuerberatung. Termine und Schwellen können sich ändern. Gemeint ist der Alltag im Büro.

Warum Warten dem Postfach nicht hilft

Viele Betriebe hoffen, dass sich die Pflicht verschiebt, und lassen den Empfang so, wie er ist. Die Rechnungen kommen trotzdem — als E-Rechnung, als hybrides Format oder als PDF. Wer sie nicht zuordnen kann, verliert Zeit: Belege zurückweisen, erneut prüfen, mit dem Lieferanten telefonieren, in der Buchhaltung nachfassen.

Im Handwerk und am Bau kommen viele Eingangsbelege, oft mit hohem Materialanteil. Eine fehlerhafte Zuordnung verzögert Zahlung und Vorsteuer. Der Empfang ist deshalb der erste Schritt — noch vor der Frage, welches Ausgangsformat der eigene Betrieb später erzeugt.

Wenn der Beleg sich nicht prüfen lässt, Sender und Empfänger zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen oder Datensatz und sichtbares Bild auseinanderlaufen, bleibt der Fall oft im Postfach einer einzelnen Person hängen. Die Einordnung und der politische Anlass stehen im bestehenden Beitrag. Hier geht es um den Ablauf im eigenen Büro.

Digitalisierung heißt an dieser Stelle nicht, ein neues Programm zu kaufen. Sie heißt: Der Beleg läuft einmal durch den Betrieb und hängt am richtigen Auftrag oder an der richtigen Bestellung. Den größeren Zusammenhang beschreibt der Leitfaden Digitalisierung Bau.

Drei Schritte, die ein Betrieb jetzt gehen kann

Erstens: den Empfang klären. Wo landen E-Rechnungen heute — im Postfach einer Person, in einem zentralen Eingang, schon in einem System? Wer öffnet sie, und wer darf sie zurückweisen? Ist das unklar, entsteht genau der Stau vom Montagmorgen.

Zweitens: prüfen und zuordnen. Eine E-Rechnung nützt wenig, wenn niemand prüft, ob sie zum Auftrag, zur Bestellung oder zur Baustelle passt. Legen Sie fest, wer Mengen, Preise und Steuer prüft und wie ein fehlerhafter Beleg zurückgeht. Hybride Belege (Datensatz plus sichtbares Bild) brauchen besondere Aufmerksamkeit, weil beide Teile übereinstimmen müssen. Ein kurzer Ablauf genügt: Eingang, Prüfung, Rückfrage oder Freigabe, Buchung.

Gerade wenn der Monteur Ersatzteile vom Wagen oder aus dem Lager verbraucht hat, muss der Beleg vom Großhandel an denselben Serviceauftrag finden — an dieselbe technische Anlage, an der die Wartung oder die Störung hängt. Sonst stehen Material und Rechnung nebeneinander, ohne Verbindung.

Drittens: den Ausgang vorbereiten. Wenn der Betrieb selbst E-Rechnungen an Geschäftskunden erzeugen muss, sollte das aus demselben System kommen, in dem der Auftrag steht. Sonst tippt jemand am Ende wieder ab. Den genauen Pflichttermin und besondere Fälle — etwa Korrekturen bei Baurechnungen — klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Je sauberer Auftrag und Rechnung zusammenhängen, desto ruhiger wird der Übergang.

Diese drei Schritte gelten unabhängig davon, ob eine Verschiebung kommt. Sie schaffen Ordnung, die der Betrieb auch danach braucht. Im eigenen Büro hilft schon eine kurze Klärung: Wer empfängt? Wer prüft? Wo hängt der Beleg am Auftrag? Was passiert bei einem Fehler? Wie erzeugen wir später selbst eine Rechnung, ohne eine zweite Liste?

Was sich in Business Central ändert

Statt die Rechnung vom Großhandel im Postfach zu parken, landet der Eingangsbeleg in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Mit Continia Document Capture wird er geprüft und zugeordnet — an den Auftrag, die Bestellung oder den Serviceeinsatz an der Anlage. Die Buchhaltung sieht den Beleg im System, nicht nur in einem persönlichen Postfach.

Mit einer EDI-Anbindung können Bestellungen und Rechnungen mit dem Großhandel digital laufen, ohne Abtippen. Mehr zu Continia steht unter Continia, mehr zu Business Central unter Business Central.

Für Betriebe im Baunebengewerbe hängt die Rechnung oft an einer Anlage: Die Anlage ist angelegt, die Wartung geplant, dazwischen Material vom Wagen. Dann gehört die E-Rechnung in dieselbe Kette, nicht in eine Extra-Liste. Wie Software und ERP dabei zusammenpassen, steht im Leitfaden Bausoftware. Die Branchen-App dazu ist pBC Construction Trades.

Wir sind die pB Consult GmbH aus Werne, Microsoft Partner seit 2018 und CSP. Wir helfen beim Einrichten von Business Central, bei Belegen und bei der Kette vom Auftrag bis zur Rechnung. Den rechtlichen Stand klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Wir sorgen dafür, dass der Ablauf im System tragfähig ist.

Wer schon NAV oder ein älteres System nutzt, sollte zusätzlich prüfen, ob gesetzliche Änderungen an Belegen dort noch ankommen. Wenn der Microsoft-Support einer NAV-Version endet, fehlen genau solche Anpassungen. Die Termine stehen unter NAV-Supportende: die Termine. Oft ist der sinnvollere Weg, den Umstieg auf Business Central zu planen, statt ein Extra-Tool nur für die E-Rechnung zu kaufen.

Was Sie nicht tun sollten

• Nicht auf eine Verschiebung warten und den Empfang ungeklärt lassen.
• Nicht ein weiteres Inselsystem nur für E-Rechnungen anschaffen, das wieder nicht mit Auftrag und Buchhaltung spricht.
• Nicht jede technische oder rechtliche Einzelfrage selbst entscheiden, ohne den Steuerberater.
• Nicht den bestehenden Beitrag zur Verschiebung mit diesem praxisnahen Text verwechseln: E-Rechnungspflicht und die Verschiebung bleibt die Seite zum Anlass und zu Empfangsproblemen.

Nächster Schritt

Schildern Sie uns, wie Eingangsbelege heute bei Ihnen ankommen. In 30 Minuten ordnen wir ein, ob Business Central und Continia Document Capture zu Ihrem Ablauf passen. Bringen Sie gern eine Rechnung vom Großhandel mit oder einen Beleg, der zuletzt liegen geblieben ist. Sie brauchen dafür kein Pflichtenheft.

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