pBC Construction Trades – Hilfe & Dokumentation

Erste Schritte

Voraussetzungen

• Microsoft Dynamics 365 Business Central Online, Lokalisierung Deutschland, Essentials oder Premium.
• Ein Lizenzvertrag für pBC Construction Trades mit der pB Consult GmbH (siehe Lizenzbedingungen).
• Weitere Apps sind nicht nötig.

1. Installation

• Über den Microsoft Marketplace: Öffnen Sie in Business Central die Seite „Erweiterungsmarktplatz“, suchen Sie nach „pBC Construction Trades“ und wählen Sie „Kontakt“. Wir melden uns und richten die Installation mit Ihnen ein.
• Über pB Consult: Wir senden Ihnen einen Installationslink für Ihre Umgebung. Die Installation führt ein Benutzer mit Administratorrechten in Business Central aus.

2. Berechtigungen zuweisen: Weisen Sie den Benutzern über die Seite „Benutzer“ oder über Sicherheitsgruppen einen dieser Berechtigungssätze zu:

3. Einrichtung: Öffnen Sie über die Suche (Alt+Q) die Seite „Bauvorhabenkarte Einrichtung“.

• Richten Sie die Nummernserien ein für Technische Anlagen, Projektangebote, Projektaufträge, Bedarfsanforderungen, Wartungsverträge, Wartungsvertragspreise, Transporte und Transportrückgaben.
• Legen Sie im Feld „Baustelle“ den Baustellen-Lagerort fest.
• Für den automatischen Verbrauch: Schalten Sie „Artikelverbrauch automatisch buchen“ ein und hinterlegen Sie Buch.-Blattvorlage, Buch.-Blattname und Ursachencode für den Verbrauch.
• Für Transporte: Legen Sie mit „Wareneingang mit Transport buchen“ fest, ob der Transport den Wareneingang auf der Baustelle mitbucht.
• Wer Transporte manuell buchen darf, legen Sie auf der Seite „Benutzer einrichten“ mit „Manuelles Buchen von Transporten zulassen“ fest.

4. Stammdaten anlegen: Legen Sie Ihre technischen Anlagen an (siehe „Technische Anlagen“). Bei der Ersteinrichtung unterstützen wir Sie gern.

Technische Anlagen

Technische Anlagen sind zum Beispiel Sprinkler-, Heizungs-, Lüftungs- oder Elektroanlagen. Jede Anlage hat eine eigene Karte mit Errichter, Attributen, Bemerkungen und Anhängen.

So legen Sie eine Anlage an:

1. Öffnen Sie über die Suche (Alt+Q) die Seite „Technische Anlagen“.
2. Wählen Sie „Neu“ und erfassen Sie die Angaben zur Anlage.
3. Über „Errichter der Anlage“ und „Attribute“ ergänzen Sie weitere Angaben.

Von der Anlagenkarte aus öffnen Sie die zugehörigen „Projektangebote“, „Projektaufträge“ und „Wartungsverträge“. Mit „Neuen Beleg erstellen“ legen Sie ein Angebot oder einen Auftrag vom Typ Neuanlage, Modernisierung, Wartung oder Instandsetzung an, oder einen Wartungsvertrag.

Projektangebote und Projektaufträge

Neuanlagen, Modernisierungen, Wartungen und Instandsetzungen laufen als Projektangebot und Projektauftrag an der technischen Anlage, alles im selben Business Central.

• Angebot: Auf der Seite „Projektangebote“ erfassen Sie Zeilen, Vor- und Nachtexte (Aktion „Texte“) und mit „Positionsnummern erstellen“ eine Gliederung. Mit „Freigeben“ bzw. „Genehmigung anfordern“ geben Sie das Angebot frei. „Auftrag erstellen“ übernimmt das Angebot in einen Projektauftrag, „Wartungsvertrag erstellen“ in einen Wartungsvertrag.
• Auftrag: Im Projektauftrag legen Sie die „Vertragsart“ fest: Pauschal, Aufmaß oder Regie. Prüfen Sie, ob der Debitor eingetragen ist. Mit „Freigeben“ geben Sie den Auftrag frei. Unter „Drucken/Senden“ finden Sie Auftragsbestätigung, Projektdeckblatt, Lieferschein, Arbeitsauftrag und Kommissionieranweisung.
• Nachträge: Zusätzliche Leistungen erfassen Sie als Nachtrag. „Schwebende Nachträge“ zeigt offene Nachträge, „Nachträge zur Abrechnung hinzufügen“ übernimmt sie in die Abrechnung.

Wartung, Instandsetzung und Gewährleistung

• Wartung und Instandsetzung: Ein Wartungs- oder Instandsetzungsauftrag ist ein Projektauftrag vom Typ Wartung bzw. Instandsetzung. Sie legen ihn auf der Anlagenkarte mit „Neuen Beleg erstellen“ an. Wartungsaufträge entstehen außerdem aus Wartungsverträgen (siehe „Wartungsverträge“).
• Gewährleistung: Für einen Gewährleistungsfall setzen Sie im Projektauftrag die „Projektart“ Gewährleistung, wählen im Feld „Gewährleistung Hauptauftrag“ den ursprünglichen Auftrag und im Feld „Grund für Gewährleistung“ den Grund. Ist der Grund als Materialfehler eingerichtet, wählen Sie die betroffenen gelieferten Artikel aus. Sie stehen dann unter „Gewährleistungsartikel“. Gründe und „Fehlerursachen“ richten Sie auf den gleichnamigen Seiten ein.
• Dokumente wie Prüfprotokolle hängen Sie als Anhang an den Projektauftrag.

Wartungsverträge

1. Öffnen Sie über die Suche (Alt+Q) die Seite „Wartungsverträge Liste“ und wählen Sie „Neu“, oder legen Sie den Vertrag auf der Anlagenkarte an.
2. Erfassen Sie Debitor und technische Anlage. In den „Wartungsvertragszeilen“ wählen Sie je Zeile das Intervall (Jährlich, Halbjährlich, Vierteljährlich, Monatlich oder Wöchentlich) und den Preis je Intervall.
3. Mit „Vertrag sperren“ schließen Sie die Bearbeitung ab. Fehlen Pflichtangaben, nennt Business Central das fehlende Feld. Mit „Vertrag öffnen“ ändern Sie den Vertrag wieder, frühere Stände sehen Sie im Archiv der Wartungsvertragszeilen.
4. Aufträge erstellen: „Projektauftrag erstellen“ auf dem Vertrag erzeugt den nächsten Wartungsauftrag. Die Stapelverarbeitung „Projektauftrag erstellen“ (Suche Alt+Q) erzeugt die Aufträge für alle gesperrten, fälligen Verträge in einem Zeitraum.
5. „Vertrag drucken“ druckt den Wartungsvertrag. „Wartungsvertragspreise vorschlagen“ schlägt neue Preise vor, zum Beispiel für eine Preiserhöhung.

Abrechnung

1. Markieren Sie in den Projektauftragszeilen die abzurechnenden Zeilen mit „Zu Berechnen“.
2. Wählen Sie im freigegebenen Projektauftrag „Auftrag abrechnen“. Es entsteht ein ungebuchter Verkaufsauftrag mit diesen Zeilen.
3. Öffnen Sie ihn mit „Abrechnung öffnen“ und buchen Sie ihn wie gewohnt mit der Standardrechnung von Business Central.

Den Stand zeigt der kaufmännische Status am Projektauftrag: Kaufmännisch-offen, Kaufmännisch teilweise abgerechnet, Kaufmännisch Schlussgerechnet, Kfm. Abgeschlossen.

Bürgschaften

Bürgschaften erfassen Sie am Projektauftrag.

1. Öffnen Sie den Projektauftrag.
2. Wählen Sie die Funktion „Bürgschaften“ und dann „Neu“.
3. Erfassen Sie Art (Anzahlungsbürgschaft, Vertragserfüllungsbürgschaft oder Gewährleistungsbürgschaft), Betrag, Ablaufdatum und Rückgabedatum.

So behalten Sie den Überblick über alle Bürgschaften zu Ihren Aufträgen.

Abschlagsrechnungen

Abschlags-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen sowie der Zahlplan am Auftrag gehören zu pBC Construction Trades Plus. Plus verfügbar · ab +10 €/Monat/User, nur mit Construction Trades. Details unter Preise. In der Basisversion rechnen Sie Projektaufträge mit „Auftrag abrechnen“ und der Standardrechnung von Business Central ab (siehe „Abrechnung“).

Material und Lager

• Bedarfsanforderungen: In den Projektauftragszeilen wählen Sie „Bedarfsanforderung erstellen“. Aus der „Bedarfsanforderung“ erstellen Sie mit „Einkaufsbestellungen erstellen“ die Bestellung beim Lieferanten oder mit „Umlagerungsauftrag erstellen“ die Umlagerung zur Baustelle.
• Rückgaben: Nicht verbrauchtes Material geben Sie mit „Artikel Rücklieferung“ zurück. „Projektrückgaben öffnen“ zeigt die Rückgaben zum Auftrag.
• Lagerbewertung: Mit „Bewertung erstellen“ bewerten Sie den Lagerbestand mit Ihren „Bewertungsfaktoren“, zum Beispiel nach Reichweite. Den Bericht „Lagerbewertung Inventur“ drucken Sie zur Inventur.
• Etiketten: Artikel- und Lagerplatzetiketten drucken Sie in mehreren Größen.

Transporte

Ein Transport fasst einen oder mehrere Warenausgänge zusammen. Jeder Warenausgang ist eine Versandeinheit.

Voraussetzung: Der Quell-Lagerort verlangt Warenausgänge, der Baustellen-Lagerort verlangt Wareneingänge. Gewicht, Warenwert und Gefahrgutangaben kommen aus dem Artikel (Netto- und Bruttogewicht, Einstandspreis, Gefahrengut).

1. Erstellen Sie aus dem Umlagerungs- oder Verkaufsauftrag einen Warenausgang und füllen Sie die zu liefernde Menge.
2. Legen Sie über die Suche (Alt+Q) „Transportauftrag“ einen Transport an und wählen Sie „Warenausgänge hinzufügen“. Angeboten werden nur Warenausgänge, die noch keinem Transport zugeordnet sind. Gewicht, Warenwert und Gefahrgut (UN-Nummer, Gefahrenklasse) werden berechnet.
3. Wählen Sie „Auf Versandbereit setzen“ und drucken Sie „Transportschein“ (mit QR-Code), „Lieferschein“, „Frachtbrief drucken“ und bei Gefahrgut „Gefahrgut-Transportpapier drucken“.
4. Wählen Sie „Warenausgang und Wareneingang buchen“. Oder wählen Sie „Zur Buchung planen“, dann bucht die Aufgabenwarteschlange im Hintergrund. „Buchungsplanung abbrechen“ nimmt die Planung zurück.

Bei Projektaufträgen mit Vertragsart Pauschal oder Aufmaß wird der Materialverbrauch auf der Baustelle beim Wareneingang automatisch gebucht. Bei Regie wird nichts automatisch verbraucht. Das schalten Sie auf der Seite „Bauvorhabenkarte Einrichtung“ ein oder aus.

Material, das von der Baustelle zurückkommt, erfassen Sie in den „Transportrückgabeaufträgen“.

FAQ

Braucht pBC Construction Trades die Premium-Lizenz von Business Central? Nein, pBC Construction Trades läuft mit Essentials und Premium.

Brauche ich weitere Apps? Nein. Auch der QR-Code auf dem Transportschein wird in Business Central selbst erzeugt, ohne externen Dienst.

In welchen Ländern und Sprachen ist pBC Construction Trades verfügbar? In Deutschland, in deutscher Sprache.

Wie erhalte ich eine Lizenz? Über pB Consult. Wählen Sie im Microsoft Marketplace „Kontakt“ oder schreiben Sie an hello@pb-consult.com.

Gibt es Abschlagsrechnungen? Ja, mit pBC Construction Trades Plus. Plus verfügbar · ab +10 €/Monat/User, nur mit Construction Trades. Details unter Preise.

Wie bekomme ich Updates? Updates stellen wir über den Microsoft Marketplace bzw. das Business Central Admin Center bereit.

Was passiert bei einer Deinstallation mit meinen Daten? Sichern Sie die Daten der App vorher, zum Beispiel per Export. Beim Entfernen der App mit Datenbereinigung werden ihre Daten gelöscht.

Wer sieht meine Daten? Ihre Daten bleiben in Ihrem Business-Central-Mandanten bei Microsoft. Wir sehen sie nur, wenn Sie uns für Support Zugriff geben. Siehe Datenschutz.

Support

• E-Mail: hello@pb-consult.com
• Telefon: +49 2389 7787433
• Antwortzeit: in der Regel innerhalb von 1–2 Werktagen
• Weitere Kontaktwege (Microsoft Teams, Kontaktformular): Kontakt

Bitte nennen Sie bei Anfragen Ihren Firmennamen, die Business-Central-Umgebung und, falls möglich, einen Screenshot der Meldung.

Weitere Informationen: Lizenzbedingungen · Datenschutz