Alle Beiträge · 10.11.2026

ERP für Sanitär-Betriebe: Angebot, Wartung und Rechnung an derselben Anlage

Montagmorgen im Büro. Die Bürokraft hebt das Telefon ab. Der Betreiber einer Heizungsanlage ist in der Leitung: Seit gestern Abend kommt kein Warmwasser. Ob heute noch jemand kommen könne.

Der Anruf, und die Anlage ist schwer zu finden

Sie sucht die Anlage. Im Angebotstool steht die Adresse. Im abgeschlossenen Montageauftrag liegt die erste Rechnung. Welcher Kessel verbaut wurde, welche Seriennummer er trägt, wann die letzte Wartung war — das steht in einer Mappe oder im Gedächtnis des Meisters.

Der Monteur ist schon unterwegs. Am Wagen weiß er nicht sicher, welches Ersatzteil er braucht. Zurück im Büro setzt die Bürokraft den Einsatz aus Anruf, Nachrichten und Lieferschein zusammen, bevor die Rechnung an den Betreiber rausgeht. Ein Teil der Arbeit war Festpreis, ein Teil Regie. Beides liegt nicht auf demselben Vorgang. Genau diese Brüche beschreiben wir auf der Seite ERP für SHK- und Sanitär-Betriebe.

Das Angebot, die Montage und später die Wartung gehören an dieselbe Anlage. Werden sie wie zwei Welten behandelt, wächst die Lücke mit jedem Wartungsvertrag.

Was sich mit Business Central ändert

Die technische Anlage einmal anlegen

Statt in Ordnern und Listen zu suchen, legt der Betrieb die technische Anlage in Business Central einmal an: Standort, Betreiber, die verbauten Komponenten mit Seriennummern. Die neue Heizung, die bei der Montage übergeben wurde, ist von da an der Anker. Die Erstmontage bleibt als Projekt an dieser Anlage sichtbar. Die Lüftung im selben Gebäude wird eine eigene Anlage — derselbe Ablauf, ein eigener Bestand.

Die Wartung planen

An derselben Anlage steht das Wartungsintervall. Ist eine Wartung fällig, plant das Büro den Termin und teilt den Monteur ein. Nicht in einem Kalender daneben, sondern am Objekt. Der nächste Einsatz hängt an der Anlage, auch wenn seit der Montage ein Jahr vergangen ist.

Verbrauchte Artikel, Stunden und Anfahrt abrechnen

Kommt die Störung dazwischen — wie an diesem Montagmorgen —, wird daraus ein Serviceauftrag an derselben Anlage. Der Monteur bucht verbrauchte Artikel vom Wagen oder aus dem Lager auf diesen Auftrag, dazu Stunden und Anfahrt. Die Rechnung an den Betreiber entsteht aus diesem Einsatz.

Statt den Vorgang aus Erinnerung zu rekonstruieren, sieht die Bürokraft jetzt die Anlage, den offenen Serviceauftrag und die gebuchten Teile in einer Ansicht. Die Buchhaltung tippt die Rechnung nicht neu.

Kalkulation und Aufmaß müssen dafür nicht ins ERP wandern. Ein Fachprogramm, das der Betrieb schon beherrscht, bleibt und wird angebunden, nicht nachgebaut. Auch ein monatlicher Bericht an den Betreiber kann vorerst so bleiben, wie er ist. Entscheidend ist die Kette an der Anlage. Den praktischen Einstieg im Betrieb — Belege, Stunden, Material, Anlage — beschreibt der Leitfaden Digitalisierung Bau.

Wann sich ein ERP für Sanitär lohnt — und wann noch nicht

Ein ERP lohnt sich, wenn mindestens eines zutrifft:

• Nach der Montage kommt regelmäßig Service an derselben Anlage.
• Festpreis und Regie sollen auf einem Vorgang liegen.
• Material, Anfahrt und Stunden sollen in die Rechnung fließen, ohne Abtippen.
• Die Buchhaltung soll Belege nicht neu erfassen.
• Es laufen viele Anlagen oder Objekte parallel.

Klassische Branchensoftware kann reichen, wenn der Kreis klein bleibt, nach der Montage kaum Wartung anfällt und die Buchhaltung bewusst getrennt bleibt. Wer unsicher ist, geht die eigene Kette einmal durch: Angebot, Montage, Wartung, Rechnung. Die kurze Einordnung steht im Leitfaden Bausoftware.

Business Central und pBC Construction Trades

Microsoft Business Central ist das ERP. pBC Construction Trades ist die Branchen-App fürs Baunebengewerbe, also auch für Sanitär, Heizung und Lüftung. Die App ist updatefähig und kein Sonderbau im Kern. Basic steht im Microsoft Marketplace. Plus (Zahlplan, Abschlag, Anzahlung, Schlussrechnung) ist in der Einführung.

Für den Sanitär-Betrieb heißt das: Die Anlage ist der Anker, der Serviceauftrag hängt daran, die Abrechnung läuft über den Business-Central-Standard. Den Funktionsüberblick finden Sie unter pBC Construction Trades, die Preise unter Preise.

Wir sind die pB Consult GmbH aus Werne, Microsoft Partner seit 2018 und CSP. Wir führen Business Central ein, richten die Branchen-App ein und betreuen den Betrieb danach — auch dann, wenn NAV oder Business Central schon von einem anderen Partner kommen. Der Start ist das Gespräch, dann eine Vorführung an Ihrer Kette, dann die Einrichtung.

Wer schon NAV oder Business Central nutzt, muss die Software nicht automatisch wechseln. Manchmal reicht ein Partnerwechsel oder der Weg von NAV auf Business Central. Das klären wir im ersten Gespräch.

Nächster Schritt

Schildern Sie uns einen Auftrag aus Ihrem Alltag: eine neue Heizung, später die Wartung, dazwischen eine Störung. In 30 Minuten zeigen wir, wie Anlage, Wartungsplanung und Abrechnung in Business Central aussehen. Sie brauchen dafür kein Pflichtenheft.

Unverbindlich. Antwort werktags in 48 Stunden. Mehr zum Gewerk steht unter ERP für SHK- und Sanitär-Betriebe.